برای سازمان خود چه ایمیل هایی ایجاد کنیم؟

وقتی که شروع به راه اندازی کسب و کار یا استارتاپ خود می کنید و یا شرکت خود را ثبت می کنید، یکی از اولین مواردی که باید انجام دهید ساخت ایمیل های سازمانی شماست. سوالی که ممکن است برای شما پیش آید این است که چه ایمیل هایی را باید ایجاد کنید؟ ایمیل های شما چه ساختاری داشته باشند؟ و چه اصولی را باید رعایت کنید. این مقاله شما را برای ایجاد ایمیل های سازمان، کسب و کار و استارتاپی شما راهنمایی می کند.

هاست پرسرعت

ساخت ایمیل های شخصی

هر فردی در سازمان باید ایمیل شخصی خود را داشته باشد که بتواند با استفاده از این ایمیل کارهای روزانه خود را انجام دهد. گرچه اپ های محبوب مختلفی مثل Slack، Flock و غیره وجود دارد که افراد می توانند از طریق این اپ ها با یکدیگر ارتباط داشته باشند. اما باید توجه داشت که اپ ها هیچ وقت جای ایمیل را نمی گیرند. برای ساخت ایمیل های شخصی بهتر است از فرمت زیر استفاده کنید.

firstname.lastname@companyname.com

ممکن است نام و نام خانوادگی شما یک ایمیل طولانی را ایجاد کند. در این صورت می توانید از ترکیب حرف اول نام و در ادامه نام خانوادگیتان به عنوان آدرس ایمیل استفاده کنید. برخی شرکت ها ترجیح می دهند که از فرمت @firstname استفاده کنند و نام خانوادگی را حذف می کنند که این فرمت برای سازمان های کوچک جوابگو خواهد بود چرا که احتمال وجود اسامی تکراری اجتناب ناپذیر است.

بعد ساخت این ایمیل ها نیاز دارید که آن ها را روی outlook خود کانفیگ کنید. برای مشاهده نحوه تنظیم ایمیل روی outlook روی قسمت مشخص شده کلیک کنید. برای تنظیم روی گوشی اندروید و آیفون هم می توانید مطالب نوشته شده در بلاگ را مشاهده کنید.

ساخت ایمیل های عمومی

بعد از ساخت ایمیل های شخصی که متعلق به اعضای سازمان می باشد باید چند آدرس ایمیل برای استفاده در کارهای مدیریتی، پشتیبانی، مالی و غیره ایجاد کنید. مطمئن شوید که بخش های (دپارتمان ها) مختلف را در نظر می گیرید.

در اینجا به چند مورد ضروری اشاره می کنیم.

@admin برای انجام کارهای مدیریتی
@support برای انجام کارهای پشتیبانی
@billing برای انجام کارهای حسابداری
@hello برای نقطه شروع ارتباط با مخاطب
@careers برای کارهای مربوط به مشاغل (به عنوان مثال پیشنهاد قرارداد، درایفت رزومه و …)
@domain برای مدیریت دامنه

ممکن است با توجه به چارت سازمانی خود و وجود دپارتمان های مختلف نیاز به ایمیل ها زیر نیز داشته باشید:

@partners یا @affilicates
@press یا @media

ممکن است برخی از سازمان ها به جای @hello از @info استفاده کنند باید توجه داشته باشید که ایمیل های @info مستعد اسپم شناخته شدن است. علاوه بر این نمی تواند ارتباط خیلی گرمی با با مخاطب برقرار کند. در صورتی که می خواهید یک ایمیل به با شخص دیگری در یک سازمان ارسال کنید بهتر است از ایمیل شخصی به جای ایمیل های عمومی مانند @info و @sales استفاده کنید. تحقیقات نشان می دهد که مردم بیشتر ترجیح می دهند ایمیل های خود را به شخص حقیقی ارسال کنند. این در حالیست که اطلاعی در مورد شخص گیرنده حقیقی ایمیل هایی مانند @info و غیره وجود ندارد.

گاهی ممکن است بخواهید برای مشتریان خود ایمیل هایی را در قالب نوتیفیکیشن و یا خبرنامه ارسال کنید. برای این کار می توانید ایمیل های @noreply یا @donotreply را بسازید و از آن ها استفاده کنید. اما پیشنهاد بهتر آن است که برای این کار از ایمیل های @hello استفاده کنید. شما ارسال کننده خبرنامه برای تعدادی از افراد هستید که ممکن است آن ها بخواهند انتقاد و یا پیشنهادی در مورد خبرنامه شما داشته باشند و به هر نحوی مایل به تعامل با شما باشند بنابراین ایمیل های @noreply چندان مناسب این کار بنظر نمی رسد.

یکی از ایمیل های دیگری که می توانید آن را تعریف کنید @bounced که به منظور پردازش ایمیل های bounce (ایمیل های هستند که ارسال شده ولی به دست گیرنده نرسیده اند.) می تواند مورد استفاده قرار بگیرد. شما باید نرم افزار میلینگ خود را طوری تنظیم کنید که از آدرس Return-path استفاده کند. در اینصورت ایمیل هایی که به مقصد خود نرسند به آدرس bounce@yourdomain.com فوروارد می شود.

در این مقاله با نحوه ساخت ایمیل های موردنیاز برای یک سازمان آشنا شدیم.